Tra le diverse tipologie di incontro a cui è possibile partecipare rientra anche la conferenza. Si tratta più nello specifico di evento in cui uno o più ospiti, spesso esperti in qualche specifica materia, sono chiamati a illustrare argomentazioni su determinate tematiche. Buona parte delle conferenze sono specificatamente dedicate ai giornalisti e, in generale, ai media. Di solito, in questi particolari eventi, si affrontano temi di attualità ma possono anche essere incontri di presentazione di un prodotto o di approfondimento su un argomento, su policy aziendali o su decisioni di carattere politico-istituzionale. Ma come preparare una conferenza al meglio? Lo scopriremo nei prossimi paragrafi.
Definire gli obiettivi
La prima cosa da fare quando ci si accinge a preparare una conferenza consiste nel definire gli obiettivi e il tipo di messaggio che si desidera veicolare al pubblico presente. Nella definizione di questo aspetto è essenziale focalizzare con la massima attenzione il target a cui ci si rivolge in modo tale da delineare il tipo di comunicazione che si vede mantenere in maniera ottimale, così da rendere gli spettatori partecipi, coinvolti e interessati.
Definire il budget
Quando si organizza una conferenza, è fondamentale fissare un budget massimo per l’evento. Occorre più esattamente definire una somma iniziale e adattarla agli obiettivi che si ritengono più importanti per poi arrivare a quelli che si considerano meno rilevanti. Il passo successivo consiste nel buttar giù una lista di quelli che saranno i costi. Una buona opzione per ottimizzare il budget, può essere quella di ricorrere a eventuali sponsor o finanziatori.
Ideare il concept
Si tratta una delle parti più creative e quindi più interessanti. All’atto pratico, occorre immaginarsi come sarà l’evento, partendo dagli obiettivi. Altrettanto importante è chiedersi cosa si aspettano i partecipanti all’evento. A questo punto si può procedere oltre, scegliendo il tema, il titolo e il contenuto da attribuire alla conferenza.
Scegliere la location
Nella fase di preparazione è necessario stabilire il numero di ospiti e, in base a questo, scegliere la location più idonea alle specifiche esigenze. In genere, le conferenze richiedono location di grandi dimensioni, con spazi idonei per allestire attrezzature e per consentire al pubblico di muoversi liberamente. È importante scegliere sempre una location che risulti facilmente raggiungibile, possibilmente anche con i mezzi di trasporto pubblici.
Preparare una conferenza: stabilire l’orario
In genere, le classiche conferenze si organizzano in orario lavorativo, quindi vanno possibilmente evitati i week end e le ore serali, a meno che non si tratti di un evento capace di richiamare pubblico a prescindere. Per tradizione, le conferenze aperte ai giornalisti si organizzano nella tarda mattinata tra le 10 e le 12. Questo consente ai giornalisti di testate cartacee di raccogliere le informazioni necessarie su cui verranno scritti gli articoli durante il pomeriggio. I telegiornalisti possono invece fare l’edizione del TG serale con le ultime notizie fresche di giornata.
Inviare gli inviti
Si tratta di un punto fondamentale. Esistono essenzialmente due modalità di invito per una conferenza. Nel caso in cui il numero di invitati sia ristretto è possibile scegliere opzioni offline, come a inviti cartacei. Se invece il numero di persone è piuttosto elevato, è preferibile utilizzare gli strumenti offerti dalla tecnologia, inviando gli inviti online tramite e-mail o newsletter.
Per le conferenze in cui si prevede la partecipazione di pubblico normale e non di settore, può risultare utile creare appositi eventi sui social, per poter richiamare con facilità l’attenzione di una vasta fetta di persone.
Indipendentemente dal fatto che l’invito sia online o cartaceo, è sempre importante curarne la forma oltre che il contenuto, tenendo ben a mente il messaggio e i valori che si desidera veicolare. Nell’invito è utile inserire una mappa con il percorso su come arrivare al luogo in cui si terrà la conferenza. È un dettaglio che risulterà molto apprezzato.
