Per i titolari delle aziende, sia grandi che piccole, una delle questioni centrali è rappresentata dai movimenti dei propri dipendenti: quando sono in azienda, se rispettano gli orari oppure qualora per vari motivi risultassero assenti.
Si tratta di un aspetto essenziale per la produttività interna e per lo stesso sviluppo del core business. Riguarda, inoltre, tutti i reparti, dalle figure manageriali fino ai tirocinanti.
Per rilevare i movimenti dei lavoratori, è possibile utilizzare il foglio presenze dipendenti, un documento di tipo amministrativo fondamentale per l’azienda, perché interconnesso a doppio filo con l’emissione della busta paga.
Il suo valore è paragonabile a quello della prima nota contabile, con la quale il foglio presenze condivide anche un altro aspetto: non risulta obbligatorio per legge, ma non per questo si rivela meno cruciale.
In questo articolo vi raccontiamo qualcosa di più su quali dati si trovano in un foglio presenze, le diverse tipologie che può assumere questo documento e con quali metodi può essere predisposto, così da garantire una gestione ottimale delle risorse umane.
Foglio presenze: quali dati contiene
Il foglio presenze registra i movimenti dei lavoratori, riportando:
- ferie;
- trasferte;
- aspettative;
- malattie;
- presenze, naturalmente.
Ogni azienda, a seconda delle proprie necessità e dinamiche interne, può decidere in totale libertà e autonomia come far compilare il foglio presenze.
Tipologie principali del foglio presenze
Il foglio presenze si trova declinato secondo due tipologie principali, nel dettaglio:
- Foglio di presenza giornaliero. Un documento unico, non a caso viene detto anche complessivo, il quale presenta un accesso diretto e unilaterale per tutti i dipendenti: ogni persona si troverà a compilarlo in totale autonomia contrassegnando giorno per giorno i propri movimenti.
- Foglio presenze mensile, settimanale o ad personam. Ogni dipendente ha un documento privato e riservato, con un accesso dedicato. I dati non sono raccolti giorno per giorno ma con cadenza mensile, settimanale o diversamente specificata, a misura della persona. La cadenza non può in ogni caso superare la mensilità per garantire la funzione del foglio presenze, legata all’emissione di una busta paga, obbligatoria per legge e avente scadenza appunto mensile.
Sarà il datore di lavoro a dover definire quale tipologia di foglio presenze adottare, in base alle specifiche esigenze che riscontra nella gestione dei dipendenti e del numero di risorse impiegate in azienda, nonché dalle tipologie contrattuali in essere.
L’importante, indipendentemente dal fatto che la raccolta venga effettuata attraverso l’una o l’altra modalità, è che il modulo risulti preciso e in linea con l’andamento lavorativo di ogni collaboratore.
Un discorso che risulta valido tanto per quanti operano in presenza come in smart working: una soluzione sempre più adottata da diverse realtà per ridurre i costi generati dal rincaro delle bollette. Il lavoro da remoto, inoltre, si trova spesso alternato a quello in presenza.
Anche in questo caso uno strumento come il foglio presenze appare quanto mai efficace, per chi si occupa della gestione dell’azienda incluso il datore di lavoro, per avere sotto controllo non solo la parte amministrativa, ma l’attività interna stessa.
Con quali modalità compilare un foglio presenze
Come abbiamo accennato, non esiste un solo modo per compilare il foglio presenze: ogni azienda può decidere di farlo come più le si addice.
Quello che davvero risulta importante è il risultato finale, all’insegna di una compilazione precisa, millimetrica e che porti alla redazione di dati di indubbia validità. Questo perché il foglio presenze dei dipendenti, pur non essendo un documento predisposto per legge, porta all’emanazione delle buste paga, questa sì una misura obbligatoria a livello normativo.
Ma come compilare un foglio presenze? Le soluzioni sono le medesime per entrambe le tipologie attualmente presenti e sono sostanzialmente tre.
La prima opzione è quella che vede una compilazione manuale. Si tratta della modalità classica e attualmente valutata come superata. Il perché va ricercato nel fatto che comporta un vero e proprio doppio lavoro, in quanto i dati andranno poi trascritti all’interno di un documento di tipo digitale. Inoltre, il rischio di compiere degli errori è decisamente alto, visti i passaggi complessi che questo tipo di opzione comporta.
Ciononostante, sono diverse ancora le aziende che si trovano ad adottare tale metodologia, piuttosto obsoleta nell’epoca attuale viste le innovazioni delle tecnologie informatiche.
La seconda opzione per la compilazione del foglio presenze è quella che vede l’adozione di un foglio word oppure Excel. In questo caso un vantaggio rispetto alla precedente tipologia c’é: il file può essere condivisibile e costantemente monitorabile. Richiede comunque un passaggio ulteriore di trascrizione, onde per cui non viene arginata la possibilità di errore.
Infine, la terza opzione, nonché quella più al passo con i tempi, è quella che prevede l’utilizzo di software dedicati al foglio presenze.
Si tratta di una soluzione che necessita da un lato un investimento minimo iniziale, ma che allo stesso tempo comporta di avere dati certi, inequivocabili, condivisibili ai vari livelli e facili da interpretare.
La possibilità di errore viene drasticamente ridotta allo zero e la compilazione risulta impeccabile. Il risultato è certo e in grado di far dormire sonni tranquilli a tutti, tanto al titolare dell’impresa che al lavoratore. L’investimento, quindi, vale assolutamente la pena.
Considerazioni finali
Abbiamo visto l’importanza che ha oggi il foglio presenze per le molteplici realtà dell’economia. A fare la differenza è la soluzione scelta per la compilazione, per la quale un software ad hoc ed integrato a livello gestionale con gli altri programmi interni dell’impresa rappresenta la preferenza ottimale. Un modo per evitare di incappare in spiacevoli sorprese in caso di controlli e per avere una busta paga in perfetto ordine.
