Ti trovi nella situazione di dover produrre la tua prima fattura dopo aver scoperto come aprire la partita IVA? Oppure sei già un esperto di questa materia ma vuoi comunque saperne di più su come compilare una fattura, accertandoti così di non commettere nessun errore?
Qualsiasi sia la tua esigenza, di seguito abbiamo realizzato una piccola guida su come compilare una fattura: cosa è, quali elementi dovrebbero essere inclusi, e tante altre informazioni che ti consigliamo di tenere sempre a mente.
Cos’è la fattura
Se non sai nemmeno che cos’è la fattura, non aver timore: la fattura è semplicemente un documento che chi vende merci o servizi deve emettere e consegnare all’acquirente, in maniera tale da riscuotere il prezzo indicato.
Nella fattura saranno infatti compresi tutti i dati utili per riepilogare la relazione commerciale o di servizio tra le parti, e tutti gli elementi fiscali, contabili e di pagamento che le parti ritengono necessari.
Come compilare una fattura: gli elementi necessari
La legge non indica in maniera precisa e rigorosa un modo di compilazione della fattura, pur prevedendo alcuni elementi che dovrebbero comunque essere presenti, e che possiamo pertanto definire come necessari. Ma quali sono? Quali sono i dati dai quali devi partire per realizzare la tua prima fattura? Vediamoli insieme, punto per punto:
- Generalità del venditore: devi indicare le tue generalità, ovvero nome e cognome (o ragione sociale se hai un’azienda), indirizzo, partita IVA e codice fiscale, eventuale sito internet, numero di telefono;
- Generalità del cedente: come sopra, dovrai indicare anche le generalità di chi riceve le tue prestazioni, specificando nome e cognome (o ragione sociale), indirizzo, partita IVA e codice fiscale.
- Numero e data fattura: è un elemento essenziale, e non solo per la corretta archiviazione. Ricorda di seguire un ordine cronologico, e di datare sempre il documento.
- Descrizione beni e servizi: nella parte centrale della fattura trovano generalmente spazio le descrizioni dei beni e dei servizi che hanno rappresentato l’oggetto del contratto con il tuo cliente. Non ci sono regole specifiche che ti indicano un necessario livello di approfondimento, ma abbi cura di essere sufficientemente specifico da rendere facilmente riconoscibili e univoche le prestazioni che hai fornito (ad esempio, se hai venduto una merce potresti indicare il modello e una breve descrizione illustrativa).
- Quantità: generalmente posta di fianco alla descrizione dei beni e dei servizi, è la quantità dei beni o dei servizi che hai erogato, e che permetterà di moltiplicare il prezzo unitario per ottenere quello totale.
- Prezzo unitario: è il prezzo del singolo bene o servizio ceduto. Come sopra abbiamo già avuto modo di anticipare, dovresti poi moltiplicare il prezzo unitario per il quantitativo dei beni / servizi venduti.
- Importo complessivo: ottenibile moltiplicando il numero di quantità cedute del bene o del servizio per il prezzo unitario.
- Aliquote IVA: sono le aliquote dell’imposta sul valore aggiunto per singola tipologia di bene o di servizio.
- Totali: nella parte inferiore della fattura sono riepilogati i titoli per imponibile (ovvero, la base su cui si calcoleranno le imposte), l’IVA e gli importi esenti.
Come compilare una fattura: gli elementi facoltativi
Agli elementi necessari che sopra abbiamo avuto modo di riassumerti, ci sono numerosi elementi facoltativi che non sei obbligato a includere, ma che in alcuni casi potresti aver bisogno di includere.
Pensa per esempio alla volontà di applicare degli sconti al prezzo unitario di vendita: può capitare di tenere particolarmente alla relazione con un cliente, e volerlo premiare della fedeltà attraverso uno sconto sul valore di listino. Oppure pensa alla necessità di liberarti di merce in magazzino da tempo invenduta, e di aver a tal fine avviato una vendita scontata.
Oppure, pensa alle spese accessorie: sebbene non siano sempre presenti, può capitare che tu debba applicare dei costi al cliente per alcune specifiche attività, e che tali spese accessorie meritino una specifica indicazione in fattura. Infine, pensa alla descrizione – con indicazione di ogni articolo di legge – per ogni esenzione IVA.
A tali elementi non obbligatori – ma che diventano necessari se ricorre il caso – ci sono gli elementi facoltativi in senso stretto, che puoi apporre o meno in fattura, ma che in alcuni casi è consigliabile includere.
Tra i principali, ti suggeriamo ad esempio di indicare sempre i metodi di pagamento previsti: in questo modo il compratore entro quanto tempo dovrà procedere al pagamento di quanto dovuto (ad esempio, 30 giorni data ricezione fattura) e soprattutto quale canale di pagamento dovrà utilizzare (principalmente, bonifico bancario, per il quale dovrai altresì specificare il codice IBAN).
Come conservare le fatture
Una volta che hai imparato correttamente come compilare una fattura, e hai emesso tale documento, le tue fatiche non sono finite qui: devi infatti adeguatamente conservare le fatture, al fine di poter mostrare tali documenti in caso di controlli e accertamenti.
Ricorda infatti che per legge sei obbligato a conservare le fatture per 5 anni ai fini tributari e per 10 anni ai fini civilistici: entro questo arco temporale le tue fatture potrebbero essere richieste in caso di accertamento da parte dell’amministrazione finanziaria, o per verifica dei dati del Modello Unico, e così via.
Naturalmente, quanto sopra non significa che sei obbligato a riempire la scrivania di carta con documenti vecchi di 10 anni! Puoi infatti digitalizzare le tue fatture (scansionandole) e conservarle così in una pen drive o sul tuo hard disk: l’importante è essere in grado di riprodurle tempestivamente a semplice richiesta.
Dal prossimo anno, inoltre, le cose sono destinate ulteriormente a cambiare con l’ingresso della fatturazione elettronica, della quale abbiamo parlato qualche giorno fa.
